Le aree funzionali negli stand, quali sono e come gestirle?
Come ho già detto nell’articolo precedente, conoscere l’obbiettivo della partecipazione ad una fiera è fondamentale per sapere come gestire al meglio le aree funzionali all’interno del tuo stand.
All’interno di ogni stand ci sono diverse aree con diverse funzioni. A scopo esemplificativo potremmo dire che sono cinque:
La Reception
La reception è un’area fondamentale per l’accoglienza dei visitatori e per la gestione del flusso di persone all’interno dello stand.
La reception può svolgere diverse funzioni come:
- Fare da filtro all’ingresso dello stand per controllare l’accesso e gestire la capacità dello stand.
- Essere un punto informazioni per i visitatori, dove possono ricevere informazioni sui prodotti e servizi offerti dalla tua azienda.
- Essere un punto di raccolta contatti, dove i visitatori possono lasciare i loro dettagli per essere contattati in seguito.
Per gestire al meglio la reception, è importante che ci sia un team preparato e disponibile per accogliere i visitatori e rispondere alle loro domande. Inoltre, è importante che ci sia un sistema efficace per la raccolta dei contatti e che i visitatori vengano informati in modo chiaro su come verranno utilizzati i loro dati. Infine, per evitare il sovraffollamento, è importante che la reception sia ben posizionata e che ci sia una chiara segnaletica per orientare i visitatori all’interno dello stand.
Area Espositiva
L’area espositiva all’interno dello stand è un’area cruciale per presentare i prodotti e le novità della tua azienda. È importante esporre i prodotti in modo ordinato e categorizzato, in modo che i visitatori possano facilmente navigare e trovare ciò che stanno cercando.
Uno dei maggiori problemi nell’area espositiva è la tendenza ad esporre troppi prodotti, il che può rendere l’area confusa e difficile da navigare. Per evitare questo problema, è importante selezionare attentamente i prodotti da esporre e presentarli in modo ordinato e ben organizzato. Inoltre, è importante utilizzare display accattivanti per attirare l’attenzione dei visitatori e utilizzare la grafica e il design per creare un’esperienza visiva attraente.
Per un approfondimento su come esporre al meglio in una fiera si consiglia di leggere l’articolo specifico sull’argomento: “Esporre in fiera al meglio”
Area Meeting / Uffici
L’area di accoglienza e networking all’interno dello stand è molto importante per intrattenere relazioni con clienti, buyer e stampa. Può includere uno spazio aperto con tavoli e sedie per incontri informali e scambi di informazioni, oppure degli uffici chiusi per trattative più riservate.
Quest’area assume particolare importanza negli stand istituzionali dove l’obiettivo principale è quello di instaurare relazioni e costruire nuove opportunità commerciali.
Per gestire al meglio questa area, è importante avere personale preparato e disponibile per accogliere i visitatori e intrattenere relazioni, inoltre è importante avere una buona pianificazione degli incontri e assicurare che tutti gli interessati siano ben informati e preparati per gli incontri.
Area Food
L’area ristoro all’interno dello stand è importante quando l’obiettivo principale è quello di affermare la propria presenza come brand e intrattenere nuove relazioni commerciali.
Normalmente prevede un banco bar con relativa cucina retrostante o ripostiglio per lo stoccaggio delle provviste e un’area tavoli o divani per la consumazione.
Per gestire al meglio questa area, è importante avere una buona pianificazione dei rifornimenti e del personale addetto alla preparazione e servizio del cibo e delle bevande. Inoltre, è importante assicurarsi che l’area sia sempre pulita e ordinata per offrire un’esperienza confortevole e accattivante ai visitatori.
Ripostigli e magazzini
Si tratta di un’area puramente tecnica e può prevedere uno o più ripostigli di varie metrature in base alle esigenze di stoccaggio prodotti.
Può essere previsto un magazzino per cataloghi e gadget, magazzini riservati agli agenti, un magazzino adibito a cucina ecc.
Inoltre possono essere presenti zone tecniche per la gestione degli audiovisivi.
Visto l’alto costo dei metri quadrati in fiera, per il puro stoccaggio cataloghi, in certi casi potrebbe essere più conveniente utilizzare i magazzini che normalmente mettono a disposizione le fiere in modo da non sprecare spazio utile all’interno dello stand.
Aree funzionali – Conclusione
In sintesi, le aree funzionali negli stand sono: la reception, l’area espositiva, l’area meeting, l’area ristoro e i ripostigli e magazzini.
Ognuna di queste aree ha una funzione specifica e la loro gestione dipende dall’obiettivo principale della fiera. La reception può fare da filtro all’ingresso dello stand o essere un punto informazioni, l’area espositiva è importante per presentare prodotti e novità, l’area meeting è utilizzata per intrattenere nuove relazioni con clienti, buyer o stampa, l’area ristoro è utilizzata per affermare la propria presenza come brand e i ripostigli e magazzini sono utilizzati per lo stoccaggio dei prodotti e per la gestione degli audiovisivi. È importante scegliere con cura le aree da utilizzare in base alle esigenze dello stand e all’obiettivo principale della fiera per ottimizzare lo spazio e ottenere i migliori risultati possibili.
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